Бенчмаркинг давно зарекомендовал себя как один из самых простых и малозатратных методов исследования, дающий возможность объективно измерить эффективность деятельности компании. Это доступный и логически понятный способ выяснить, как выстроены процессы и управленческие схемы в других организациях, а заодно найти идеи для совершенствования своей системы управления. Внедрение этого подхода не требует крупных вложений в консалтинг или проведения обширных исследований. Достаточно аккуратно собрать данные и правильно их сопоставить.

Под термином «бенчмаркинг» понимается процедура сопоставления важнейших параметров работы различных организаций, цель которой — улучшить внутреннюю операционную модель. Участвуя в подобных сравнениях, компании получают шанс понять, где именно они отстают, а по каким параметрам — превосходят средние значения по рынку. Особенно это важно в аспектах численности персонала и роста производительности труда.

Организации включаются в исследования по численности и эффективности труда, чтобы получить обоснованные выводы по поводу того, насколько штат соответствует реальным задачам бизнеса. Это позволяет отказаться от субъективных предположений и перейти к анализу на основе объективных данных: действительно ли численность завышена или, наоборот, существует нехватка сотрудников. Дополнительно бенчмаркинг позволяет выяснить, насколько продуктивно организована работа, какие процессы требуют оптимизации, а также выявить как неэффективные, так и сильные участки в организации труда. Одновременно появляется возможность проанализировать уровень рыночных зарплат и на этой основе выстроить справедливую систему оплаты.

Ориентиры по численности, взятые из практики отрасли, — это не мнение руководителя, которому кажется, что сотрудников много или мало. Это инструмент, опирающийся на объективные, проверенные показатели: например, какое количество подчиненных должно приходиться на одного руководителя или какова средняя численность штата в аналогичных подразделениях у сопоставимых компаний, как в процентах, так и в абсолютных значениях.

Нередко выявляется, что структура персонала не соответствует отраслевым стандартам. Бенчмаркинг помогает обнаружить зоны чрезмерной загруженности, а также участки, где рабочие ресурсы задействованы не в полную силу. Всё это создает возможности для научной организации труда и рационального управления персоналом.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ: БЕНЧМАРКИНГ СКЛАДСКОЙ ЛОГИСТИКИ

Компания «Формула труда» в 2022 году провела бенчмаркинговое исследование по численности и производительности труда в складской логистике, используя информацию, полученную от клиентов и партнеров. Соглашение об участии предусматривало, что организатор вправе публиковать отчёт с агрегированными и обезличенными данными.

Основная задача исследования — определить уровень фактической производительности труда в логистических подразделениях и сравнить его с аналогичными показателями других игроков отрасли. Кроме того, бенчмаркинг позволяет выявить факторы, влияющие на снижение эффективности, сопоставив такие параметры, как зарплаты, численность персонала, кадровый потенциал и уровень HR-обслуживания.

Участниками исследования стали крупные отечественные и международные компании из сферы розничной торговли, а также производители как продовольственной, так и непродовольственной продукции.

ХАРАКТЕРИСТИКА УЧАСТНИКОВ ИССЛЕДОВАНИЯ

АНАЛИЗ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ

В итоговой таблице представлены метрики, единицы измерения, а также их распределение по процентилям от 0.1 до 0.9, где 0.1 соответствует 10-му процентилю, а 0.9 — 90-му процентилю. Вы можете сравнить данные по своей организации с этой таблицы и определить вашу позицию на шкале процентилей.

Блок 1. Производительность труда

Основными показателями производительности труда в складской логистике является товарооборот на одного работника в сутки, измеряющийся в тоннах или м3 товарно-материальных ценностей, поступающих на приемку и выходящих с отгрузки. Дополнительно в некоторых случаях можно анализировать выручку на одного работника.

При выборе метрик мы учитывали особенности учета на складах. Например, часто используют показатель выручки на одного работника, однако этот индикатор может быть искажен внутренней финансовой политикой: выручка может быть формально занижена, прибыль выводится на другие подразделения. В таких случаях некорректно сравнивать склады, работающие в режиме бизнес-единиц, с теми, чья задача — просто обслуживать другие направления.

Оценка эффективности через расходы на одного сотрудника также может быть неточной: у кого-то склад в аренде, у кого-то — в собственности; кто-то оплачивает коммунальные услуги напрямую, а у кого-то это делает головной офис.

Поэтому мы пришли к выводу, что самыми надежными метриками производительности являются физические объемы — в тоннах или кубометрах на одного сотрудника.

Блок 2. Оплата труда

Следом в таблице приводится обзор зарплат по категориям персонала на дату составления отчета (обратите пожалуйста внимание, данные могли уже устареть в связи с тем, что бенчмаркинг делался в 2022 году).

Наш подход отличается от типичных зарплатных обзоров тем, что мы оцениваем уровень оплаты труда в привязке к производительности. Это принципиально меняет интерпретацию. Например, если вы видите, что ваша компания платит больше, чем рынок, это может быть оправдано — но только в том случае, если и производительность у вас выше средней. И наоборот: высокая зарплата при низкой эффективности — тревожный сигнал.

Блок 3. Численность персонала

Показатели по численности даются в виде отношения количества штатных единиц работников (только сменный персонал, выполняющий основные производственные операции) на 1 тонну или 1 м3 товарооборота склада в сутки.

Интересно также сравнить данные по численности основного персонала (рабочих) на одного работника административно-управленческого персонала, и численность рабочих на одного руководителя (мастера, начальника участка, начальникам смены).

Блок 4. Стабильность коллектива

Раздел под названием «Стабильность коллектива» анализирует различные показатели, такие как текучесть кадров, абсентеизм, укомплектованность штата и пр.

Блок 5. Управление персоналом

Завершающий блок отчета содержит HR-показатели, характеризующие уровень сервиса, обеспечиваемый кадровой службой.

ИЗМЕРЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ ТРУДА

В первой строке таблицы — производительность, рассчитываемая как отношение объема товарооборота (в м³ или тонн) к количеству сотрудников, либо как среднемесячная выручка на одного складского работника.

Склады, работающие с продуктами, чаще ведут учет в тоннах, а компании, занимающиеся, например, обувью или текстилем — в кубометрах.

Анализируя данные, мы можем выделить несколько типичных причин падения производительности.

Типовые внутренние факторы снижения производительности труда:

• Повторяющиеся действия при приемке (многократное сканирование);
• Отсутствие техники малой механизации;
• Лишние перемещения, переработка партий, дублирование контроля;
• Слабая загруженность сотрудников, длинные паузы в работе.

Типовые внешние факторы снижения производительности труда:

• Большие по площади склады, увеличивающее маршруты;
• Многоэтажное размещение с лестницами и лифтами;
• Брак и необходимость его устранения;
• Высокий уровень возвратов;
• Работа с мелкоупакованными товарами.

Мы рекомендуем сопоставлять производительность с долей ФОТ в выручке. Компании с высокой ФОТ и низкой эффективностью должны в первую очередь обратить внимание на штатную численности. Если доля ФОТ высока, но и производительность тоже высокая — сравните уровень зарплат с рынком. Если же и ФОТ, и производительность низкие — проанализируйте текучесть кадров.

Инструменты повышения производительности труда:

• Внедрение нормирования и программ повышения эффективности;
• Использование принципов Lean для устранения потерь;
• Оптимизация логистики склада: уменьшение затрат на обработку, повышение пропускной способности, рационализация использования площади.

АНАЛИЗ ЧИСЛЕННОСТИ СОТРУДНИКОВ

Численность оценивается через два типа показателей:

1. Для производственного персонала — как соотношение сменного штата к объему работ (в тоннах или м³);
2. Для административного состава — как нормы управляемости (сколько подчинённых у одного управленца).

Основные внутренние причины избыточной численности персонала:

• Ошибки в расчетах целевой численности ("перезакладываются");
• Недостаточная квалификация новых сотрудников, длительная адаптация;
• Отсутствие взаимозаменяемости, каждый может выполнять только одну производственную операцию;
• Избыточное количество уровней управления (бригадир - мастер - начальник участка - начальник смены - начальник склада);
• Много бумажной работы;

Основные внешние причины избыточной численности персонала:

• Чем ближе склад к конечному потребителю (чаще всего - это физлица), тем больше персонала требуется (поскольку физлица берут товар не оптом, а поштучно);
• Необходимость круглосуточной работы без постоянного потока в течение всего времени (машина на разгрузку может приехать в любое время суток, но при этом общее количество разгружаемых машин небольшое);
• Неритмичность поставок и резкие пики нагрузки (например, все водители хотят выехать со склада до 7 утра, чтобы избежать пробок);

Особенно важно анализировать численность в компаниях с высокой долей ФОТ в выручке и с низкой производительностью труда. Также этот показатель напрямую связан со стабильностью команды: при высокой текучести требуется больше работников.

Решения и инструменты для повышения производительности труда в складской логистике:

• Применение методов нормирования (у нас есть такой онлайн-курс) и расчёта целевой численности (и такой онлайн - курс);
• Переход на сдельную оплату (мы обучаем и этому);
• Внедрение наставничества и программ быстрого обучения на производстве;

ФОРМУЛЫ HR-МЕТРИК

В следующем разделе — расчётные формулы и подходы к измерению всех показателей бенчмаркинга, которые мы применяли в своем проекте:

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ БЕНЧМАРКИНГОМ

Шаг 1. Сопоставьте свои показатели с данными отрасли. Часто бизнес считает, что расходы на оплату труда растут, а HR набирает неэффективных сотрудников. Чтобы перейти от эмоций к цифрам — нужны данные бенчмаркинга.

Шаг 2. Сформулируйте цели повышения эффективности. Сравните себя с лучшими игроками рынка и определите, какие участки нуждаются в развитии.

Шаг 3. Используйте данные для бюджетирования и планирования. Не ориентируйтесь только на прошлое. Если средняя зарплата в отрасли 150 тыс., а у вас — 80 тыс., нужно закладывать рост, даже если раньше было 60 тыс.

ЗНАЧЕНИЕ БЕНЧМАРКИНГА

Бенчмаркинг в HR позволяет принимать решения, опираясь на факты. Он помогает структурировать штат, избежать перегрузок и навести порядок в организационной архитектуре. Это не про сокращения численности — это про эффективность бизнеса.